Î: Cum pot identifica parteneri pentru a depune un proiect?
R: Pentru identificarea de parteneri, vă recomandăm să consultați pagina dedicată a programului https://ro-md.net/ro/cautare-parteneri , motorul de Căutare Parteneri. Acolo se pot înscrie entitățile care doresc să își gasească parteneri și/sau să poată fi găsiți cu ușurință de către alți potențiali parteneri.
Î: Este eligibil un partener din afara ariei programului?
R: Fiecare entitate parteneră în proiect trebuie să îndeplinească următoarele cerințe cumulative:
Locul de înregistrare să se încadreze într-unul din cazurile:
- Sunt persoane juridice înregistrate și localizate în aria Programului (județele Botoșani, Iași, Vaslui, Galați, România și Republica Moldova).
- Sunt entități juridice înregistrate în afara ariei programului, dar numai în anumite condiții îndeplinite cumulativ*:
*1. proiectul vizează obiectivele specifice disponibile în cadrul apelului;
2. activitățile care urmează să fie realizate de partenerul situat în afara ariei programului sunt implementate direct de acesta sau prin birourile/sucursalele acestora aflate în aria Programului, sau în beneficiul ariei Programului;
3. activitățile care urmează să fie realizate de partenerul situat în afara ariei programului sunt necesare pentru atingerea rezultatelor proiectului.
Contribuția partenerului situat în afara ariei programului va fi descrisă și justificată corespunzător în formularul de cerere, pentru a fi aprobată în mod explicit de Comitetul de Monitorizare
- Sunt grupări europene de cooperare teritorială (GECT), indiferent de locul în care sunt înființate, cu condiția ca membrii acestora să implice parteneri din România și Moldova.
Î: Care este lista documentelor care trebuie să însoțească cererea de finanțare la momentul depunerii?
R: Lista documentelor care trebuie depuse odată cu aplicația a fost simplificată față de programele anterioare. Rămân însă o serie de aspecte esențiale care țin de eligibilitatea proiectului, care se verifică în această etapă. Dintre acestea, le menționăm pe cele care demonstrează competențele partenerilor în gestionarea proiectului, capacitatea financiară, drepturile asupra terenului sau infrastructurii asupra căreia va interveni proiectul. Lista completă este prezentată în Ghidul solicitantului, sectiunea 2.6.4 Supporting documents accompanying the Application Form.
Î: Partenerii trebuie să fie din ambele țări?
R: Da, parteneriatul obligatoriu este alcătuit din cel puțin câte un partener din fiecare țară. Vă rugăm să consultați Ghidul solicitantului, sectiunea 2.2.1, secțiunea 2.2.1.1 și secțiunea 2.3.2.
Î: Documentele care însoțesc cerera de finanțare trebuie depuse în limba națională sau în limba engleză?
R: Conform Ghidului solicitantului, secțiunea 2.6.4: documentele se vor depune în limba națională. În toate locurile unde este menționată limba națională, documentele se depun în limba națională așa cum este ea definită la nivel național. Dacă documentele sunt întocmite într-o altă limbă decît limba națională, atunci ele vor fi depuse în limba în care sunt întocmite împreună cu o traducere în limba națională. Singurele documente care se vor depune OBLIGATORIU în limba engleză sunt Declarațiile partenerului lider/ partenerilor din proiect – Anexa A/anexa B, fără a se modifica formatul prezentat în ghidul solicitantului, respectiv Anexa G care poate fi completată fie în engleză, fie în limba națională, alegerea este la latitudinea aplicantului.
Î: La depunerea cererii de finanțare este necesară prezentarea obligatoriu a documentației tehnice sau aceasta poate fi depusă pe parcurs?
R: Conform Ghidului solicitantului, secțiunea 2.6.4 Supporting documents accompanying the Application Form, în situația unui proiect cu infrastructură (lucrări), se pot depune odată cu aplicația fie Basic technical information of infrastructure and cost estimation (Template in Annex F ), fie Feasibility Study (main content presented in Annex E) or equivalent, dacă acestea din urmă sunt disponibile. Totodată, pentru a corela informațiile, vă recomandăm să parcurgeți Anexa L Grant Contract, în special secțiunea Other art. 4.16, precum și secțiunea 4.2.4 Additional documents to be submitted after contract signature din Ghid.
Î: În JEMS se înregistrează și partenerii sau doar Partenerul Lider?
R: Aveți două opțiuni:
a. doar liderul încarcă documentele tuturor partenerilor în JEMS;
b. fiecare partener își încarcă propriile documente. Fiecare are contul propriu, dar liderul de proiect stabilește drepturile pentru cont (posibilitate de editare – respectiv încărcare, ștergere etc; doar posibilitate de vizualizare – partenerul poate vedea, nu poate modifica nimic).
Pentru clarificarea privind sistemul Informatic, vă rugăm să accesați și Manualul Jems dezvoltat de Interact: https://jems.interact-eu.net/manual/
Î: Cum putem stabili eligibilitatea unei organizații aplicante?
R: Vă rugăm să consultați secțiunea 2.2. Lead partners and partners. Eligibility requirements, precum și secțiunea 2.6.4 Supporting documents accompanying the Application Form, litera k). De asemenea, pentru a putea avea o imagine clară asupra criteriilor care stau la baza evaluării, puteți consulta grilele de evaluare, anexele K1, K2 și K3.
Î: Cum putem stabili eligibilitatea anumitor activități pentru proiect?
R: Vă rugăm să consultați secțiunea 2.4 Project and activities. Eligibility requirements, cu accent pe secțiunile 2.4.5 Project activities/ 2.4.6 Indicative eligible activities – pentru fiecare prioritate și obiectiv specific în parte. Vă recomandăm ca aceste prevederi să le coroborați cu anexa I Guidelines for indicators, precum și cu prevederile legislației naționale în domeniul respectiv.
Î: Sunt eligibile cheltuielile realizate înainte de depunerea aplicației?
R: Pentru a fi eligibile, costurile trebuie să fie realizate în perioada de implementare a proiectului. Cu toate acestea, conform capitolului 2.5. litera j), costurile privind studii și documentație legate de componenta de infrastructura, cum ar fi Studiul de Fezabilitate sau echivalentul acestuia, Evaluarea Impactului asupra Mediului, proiectul tehnic, autorizația de construire și alte documente tehnice pot fi suportate înainte de perioada de implementare a proiectului, începând cu data de 1 ianuarie 2021. Pentru a fi posibilă rambursarea, toate celelalte criterii de eligibilitate trebuie să fie respectate.
Î: Echipa de proiect se poate bugeta și în linia 1 Staff costs și în linia 4 External expertise and services?
R: Costurile cu echipa de proiect reprezintă costuri simplificate (rată forfetară/flat rate). Estimarea costurilor pentru echipa de proiect se realizează luând în considerație faptul că aceste costuri de personal reprezintă costurile brute suportate pentru personalul angajat. Cheltuielile care vor fi luate în calcul sunt limitate la următoarele:
(a) plățile salariale legate de activitățile pe care partenerul de proiect nu le-ar desfășura dacă operațiunea în cauză nu ar fi fost efectuată, prevăzute într-un document de angajare, fie sub forma unui contract de angajare sau de muncă, fie a unei decizii de numire sau de lege, și legate de responsabilitățile specificate în fișa postului corespunzătoare;
(b) orice alte costuri direct legate de plățile salariale suportate de angajator, cum ar fi impozitele și asigurările sociale, inclusiv pensiile, cu condiția să fie prevăzute într-un document de angajare sau de lege și să fie în conformitate cu legislația națională și cu practicile standard din țara sau organizația în care personalul în cauză lucrează efectiv sau cu ambele și nu sunt recuperabile de către angajator.
Plățile către persoanele fizice care lucrează pentru partenerul de proiect în baza unui contract diferit de un contract de muncă sau de angajare pot fi asimilate plăților salariale, iar un astfel de contract va fi considerat un document de angajare. Totodată, în cazul în care partenerii de proiect nu dispun de profesioniști adecvați pentru a îndeplini anumite sarcini și/sau activități de proiect, pot fi contractați experți externi, bugetați la linia bugetară 4 „Expertiză și servicii externe”, cu respectarea regulilor de achiziții publice menționate în capitolul 4.2.1.
Î: Costurile pentru documentația tehnică sunt rambursate sub formă de rate forfetare?
R: Nu. Costurile pentru documentația tehnică se vor include în linia bugetară 4 Expertiză externă și servicii, care face parte din categoria de costuri reale și vor fi rambursate în urma verificării documentației aferente (proceduri de achiziție servicii, contract servicii, chitanțe care dovedesc plata etc.) depuse împreună cu cererea de rambursare. În buget se vor include maximum 10% din costurile infrastructurii drept costuri cu documentația tehnică, aceasta fiind valoarea maximă considerată eligibilă la nivelul programului.
Î: Toți beneficiarii sunt obligați să participe la cofinanțarea proiectului?
R: Da. Fiecare partener va asigura minimum 10% din costurile eligibile ale activităților ce-i revin.
Î: Organizațiile asociate trebuie să semneze acordul de parteneriat? Cheltuielile acestora pot fi incluse în bugetul altui partener?
R: Nu, organizațiile asociate nu trebuie să semneze acordul de parteneriat. Organizațiile asociate sunt entități care nu primesc finanțare din program, dar pot juca un rol în proiect (de ex. asociații profesionale, euroregiuni, alte organizații care pot sprijini proiectul). Organizațiile asociate nu trebuie să îndeplinească criteriile de eligibilitate și nu trebuie să semneze Declarația Partenerului de Proiect și Acordul de Parteneriat, nu vor avea un buget propriu și, ca urmare, nu vor primi finanțare.
Î: Înainte de semnarea contractelor de grant se pot utiliza procedurile de achiziție naționale sau PRAG?
R: Procedurile PRAG nu se utilizează în cadrul acestui program.
Înainde și după semnarea contractelor de grant, partenerii din România care, conform legii, sunt autorități contractante, vor utiliza legislația națională privind achizițiile publice.
Înainte și după semnarea contractelor de grant, partenerii din Republica Moldova, precum și entitățile din România care nu sunt autorități contractante vor utiliza prevederile Anexei P la Ghidul solicitantului, care este Anexa II la Acordul de finanțare între Comisia Europeană, Republica Moldova și România.
Î: Valoarea liniei de buget 1 Staff cost este fixă și reprezintă 20% din costurile directe? Se distribuie egal la toți partenerii?
R: Valoarea de 20% a liniei de buget 1 Costuri de personal este cea maximă admisă, reprezentând procent din costurile directe, altele decât cele de personal. Fiecare partener îsi stabilește propriile nevoi de finanțare pentru această linie, în funcție de numărul de angajați pe care îi are în stafful proiectului, fără a depăși limita de 20% la nivelul fiecărui partener.
Î: Dacă un partener nu este pregătit să depună raportul cu cererea de rambursare la termenul de 4 luni din contract, pot depune ceilalți parteneri rapoartele?
R: Da, în condițiile prevăzute în anexa L Grant contract draft, la Ghidul solicitantului, la articolul 5 Obligația de a prezenta informații și rapoarte, la punctul 5.5:
“…….Rapoartele se depun nu mai târziu de o dată la 4 luni din perioada de implementare, în maximum 45 de zile de la expirarea celor 4 luni respective. În cazul în care Partenerul Lider nu primește de la unul sau mai mulți Parteneri cererile individuale de plată, însoțite de rapoartele de control corespunzătoare, acesta poate, totuși, să depună cererea de plată intermediară cu condiția să existe o justificare adecvată, analizată și aprobată ex-ante de Autoritatea de Management”.
Î: Vă rugăm să clarificați metoda de calcul pentru indicatorii RCO 67 și RCR 71.
R: RCO 67 Capacitatea sălii de clasă se referă la numărul maxim de locuri sau locuri în unitatea de învățământ, (ținând cont de cadrul legal național privind unitățile de învățământ).
RCR 71 Utilizatori anuali – se referă la utilizatori anuali unici. Sunt diverse situații aici. Un prim exemplu poate fi cel al unei clase de școală/liceu. Când studenții învață într-o tură pe parcursul întregului an, numărul de utilizatori anuali/utilizatori unici este egal cu numărul de locuri în clasă. În acest caz, valorile RCR 71 și RCO 67 sunt egale.
Dacă elevii învață în două schimburi (clasa de dimineață și cea de după-amiază), folosind aceeași sală de clasă, atunci numărul de utilizatori anual/numărul unic de elevi va fi egal cu numărul total de elevi care învață în cele două schimburi din sala de clasă în cauză.
În cazul unui laborator/bibliotecă/sală de sport etc., folosit de toți sau parțial elevii din unitatea respectivă, numărul de utilizatori anuali este egal cu numărul efectiv de elevi din clasele 0-8 sau 9-12 care urmează cursuri pe parcursul unui an în laboratorul/sala de sport respectiv sau sunt înscriși la bibliotecă etc. De fiecare dată, vorbim de utilizatori unici. Adică un elev este numărat o singură dată, chiar dacă intră de două ori pe săptămână sau, respectiv, mai des în laborator/ sală de sport/ cantină/ bibliotecă etc.